Mnogi sporovi se odlučuju prema vremenskoj i činjeničnoj povezanosti više dokumenata, a ne prema jednoj izjavi. Važni mogu biti rezervacija, poruke, fotografije, računi, prijave nezgode, podaci svjedoka i medicinska dokumentacija. Kod tehničkih ili organizacionih uzroka mogu biti važni i zapisi o održavanju, čišćenju i kontrolama.
U zapisu treba razlikovati vlastita opažanja od informacija koje su dale druge osobe i kasnijih pretpostavki. Tako se opis lakše procjenjuje. Detalji kao broj sobe, položaj prostirke, osvjetljenje ili vrijeme prijave mogu biti bitni za odgovornost.
Pružaoci treba da pritužbe i incidente zabilježe činjenično, bez preuranjenog priznanja ili odbijanja odgovornosti. Gosti treba da jasno opišu tok događaja i sačuvaju svu komunikaciju sa pružaocem.